Kiitä nopeasti ja muista hoitaa suhdetta

Minulta kysyttiin tällä viikolla, että voiko amerikkalaisen varainhankintamallin kopioida suomalaiseen taideorganisaatioon. Ei – mitään ei voi suoraan kopioida. Mutta ilman muuta Amerikasta voi hakea siellä toimivia malleja ja soveltaa niitä Suomeen. Joka puolella maailmaa varainhankinnassa korostuu kaksi asiaa: kiittäminen ja suhteiden pitkäjänteinen hoitaminen.

Kiitä aina 24 tunnin sisällä

Kiittäminen on äärimmäisen tärkeä osa koko amerikkalaista virallista asiointi ja -liike-elämäkulttuuria. Ja se pitää tehdä nopeasti; mieluiten seuraavan vuorokauden sisällä. Kiittäminen on niin oleellista, että sen puuttumisen huomaa vieläkin radikaalimmin.

Teen itse parhaillaan kahta tutkimusta: sekä taideorganisaatioiden että yliopistojen varainhankinnasta Amerikassa. Kiittämisen kulttuuri on iskostunut selkäytimeeni ja olen parhaani mukaan lähettänyt kaikille noin 40 haastattelemalleni henkilölle – niin Suomessa kuin Yhdysvalloissa – kiitosviestin vuorokauden sisällä haastattelun jälkeen.

© Glassdoor Blog

Varainhankinnassa kiittäminen on elinehto. Lahjoittakandidaattia kiitetään kiinnostuksesta ja mahdollisuudesta tavata sekä itse tapaamisista. Tietyt pelisäännöt astuvat voimaan lahjoituksen jälkeen: jokaiselle lahjoittajalle lähetetään summasta riippumatta käsinkirjoitettu kiitoskortti mahdollisimman pian lahjoituksen saamisen jälkeen. Sama lähetetään yrityskumppaneille. Allekirjoittajana on paitsi lahjoituksen pyytäjä, myös organisaation johtaja.

Suhteen hoitaminen

Toinen tärkeä periaate on suhteen hoitaminen.

Aivan aluksi mahdolliset lahjoittajat ja nykyiset lahjoittajat pisteytetään katsomalla kolmea asiaa:

• olemassa oleva yhteys organisaatioon (linkage): tunteeko lahjoittajakandidaatti esimerkiksi hallituksen jäseniä tai onko hän tehnyt vapaaehtoistyötä?
• mahdollisuus tehdä lahjoituksia (ability): mikä on henkilön varallisuus, millaisia lahjoituksia on mahdollista pyytää?
• kiinnostus (interest): mikä on lähinnä lahjoittajan sydäntä, mikä puhuttelee häntä parhaiten? Jos lahjoittaja on kiinnostunut esimerkiksi koulutuksesta, voisiko häntä houkutella lahjoittamaan teatterin yleisötyölle tai taidekasvatusprojektille esitysten sijasta?

Moni haastattelemistani asiantuntijoista on verrannut lahjoittajasuhteiden hoitamista avioliittoon. Ensin kartoitetaan mahdolliset kumppanit ja selvitetään yhteisiä kiinnostuksen kohteita. Kun yhteys on löytynyt, tutustutaan ajan kanssa. Lahjoittajakandidaatti kutsutaan teatteriesityksiin, katsomaan taidekasvatusprojekteja lasten kanssa, keskustelemaan taiteilijoiden kanssa ja kuuntelemaan taiteellisen johtajan maalaamaa näkymää tulevasta. Lahjoitus on kuin sormusten vaihtaminen. Lahjoituksesta alkaa uusi – toivottavasti elinikäinen – suhde, jota täytyy vaalia jatkuvasti.

Viestinnän "hampurilaismalli"

Yleispätevänä sääntönä viestintään on vielä yksi ohje: viestinnän hampurilaismalli. Tämä koskettaa kaikkea viestintää; varainhankinnan ulkopuolellakin.

Aloita aina myönteisellä viestillä ja lopeta myönteiseen viestiin. Pihvi eli itse asia on tuossa välissä. Kun viestin rakentaa tällä periaatteella, välissä voi sanoa hankalankin asian.

Tämä asia tuli mieleeni tällä viikolla, kun sain suomalaiselta taidealan osaajalta sähköpostin, josta puuttui sekä kiittäminen että hampurilaismalli. Viesti sisälsi pelkän pihvin. Kolme vuotta Amerikassa asuneena viesti särähti korvaani.

Ne, jotka taitavat nopean kiittämisen ja muistavat hampurilaismallin viestinnässään, erottuvat Suomessa edukseen.